Maatwerktrainingen klantgericht schrijven en presenteren voor ABF Research

De meeste wetenschappers kunnen geen mooier vak bedenken dan hun eigen métier. Ze zijn bevlogen om steeds meer te ontdekken en in kaart te brengen. Aan de universiteit hebben zij geleerd wetenschappelijke teksten te schrijven, waarin ze stap voor stap naar een conclusie toewerken. Dat past bij hun lezers. Maar veel wetenschappers moeten na hun studie of promotie regelmatig offertes en rapporten schrijven of presentaties houden voor niet-vakgenoten. Die lezers willen snel de essentie vinden en interesseren zich minder in details. Hoe zorg je als wetenschapper voor een tekst die enerzijds wetenschappelijk verantwoord is en anderzijds duidelijk voor een breder publiek? 

Precies deze vraag stelde ABF Research aan Boertien Vergouwen Overduin. Bij ABF werken kundige wetenschappers, zoals econometristen en IT-specialisten. Hun klanten zijn onder andere overheden, woningbouwcorporaties en zorginstellingen. ABF heeft als missie haar klanten te helpen om hun besluitvorming en beleid te verbeteren door een sterke combinatie van statistische informatie, rekenmodellen, prognoses, presentatiesoftware en onderzoek. 

Daarom biedt ABF haar wetenschappelijk opgeleide medewerkers maatwerktrainingen aan op drie terreinen: Schrijven van rapporten, Schrijven van offertes en Presenteren van advies en onderzoek. De ontwikkelingsvraag staat niet op zichzelf. ABF wil namelijk ook tot een nieuwe, uniforme werkwijze komen. Omdat het visuele net zo belangrijk is als het woord, krijgen de medewerkers ook een training in infographics. Het belangrijkste doel is dat elke uiting van ABF het volgende uitdraagt: wij sluiten aan bij uw informatiebehoefte; wij werken effectief en gaan zorgvuldig met uw tijd om. 

Nieuwe manier van denken 

ABF en BVO bespreken welke aanpak de klanten het meest zal aanspreken. BVO raadt het piramideprincipe aan: zet in elk rapport, elke offerte of elke presentatie de essentie voorin. Je werkt dus niet naar de conclusie toe, zoals in wetenschappelijke teksten, maar je bouwt je tekst zo op dat de lezers direct lezen wat zij het belangrijkste vinden. 

Dat vraagt om een nieuwe manier van denken. Je begint als schrijver niet met de vraag: ‘Wat vind ik belangrijk om te vertellen?’ maar met de vraag: ‘Wat zal de lezer het belangrijkst vinden in deze tekst?’. Is dat de conclusie of de aanbeveling? Dan komt deze dus bovenaan te staan. Gemakkelijk gezegd, en het klinkt ook logisch en klantgericht. Maar deze aanpak vraagt een heel andere werkwijze. Bovendien stuit je op vragen: hoe zorg je ervoor dat het wetenschappelijk verantwoord blijft? Hoe pas je de kunst van het weglaten toe? Hoe ga je om met denkpatronen binnen de eigen organisatie en bestaande formats? Hoe neem je als schrijver of presentator de lezers of je publiek mee in de opzet van je verhaal? 

Om ervoor te zorgen dat inhoud en oefeningen matchen met de wensen van deelnemers, spreekt de trainer vooraf met toekomstige deelnemers, de directeuren van het bedrijf en de manager bedrijfsvoering. Hij neemt ook rapporten en offertes uit de praktijk door. Bovendien beginnen we voor elke training met een pilot. Op basis van de pilots zet de trainer de puntjes op de i en vervolgens kunnen de medewerkers zich inschrijven. De deelnemers vormen gemengde gezelschappen: mensen met meer en minder ervaring. Iedere deelnemer vult vooraf een intakeformulier in, met persoonlijke ervaringen en wensen. Zo garanderen we voor elke groep maatwerk. Al in de training komt de praktijk letterlijk aan de orde: de deelnemers geven elkaar feedback op praktijkteksten of ter plekke gehouden presentaties. 

Geeuwen 

Deze doelgroep begint te geeuwen als de training te traag verloopt of te weinig diepgang heeft. Daarom is het tempo hoog en kunnen de deelnemers inhoud en diepgang ter plekke bijstellen. Zodra de beknopte theorie helder is (‘o ja!’), bespreken de deelnemers eigen teksten: kun je met een piramidale opzet je tekst nog beter laten aansluiten bij je lezers? Begrijpt de lezer op elke plek in de tekst hoe deze in elkaar zit? Welke informatie is echt nodig? Daarbij verplaatsen de deelnemers zich steeds weer in de lezers: welke gegevens zou je zelf als bestuurder, beslisser of gebruiker belangrijk vinden? Hoe wil je de informatie gepresenteerd hebben?  

De training over presenteren heeft een wat andere opzet. Een voor een houden de deelnemers een korte presentatie. De trainer verzorgt daarop ‘à la carte’ een stukje aansluitende theorie: de deelnemers mogen zelf aangeven waar ze meer over willen weten, alsof ze hun theorie ‘bestellen’. Zo komt alles aan de orde wat voor de deelnemers van belang is. Trouwens: de trainer is niet de enige bron van informatie. Voor de deelnemers is er een speciaal ‘spreekgestoelte’ om ervaringen te delen: tips en wijze lessen, maar ook successen en blunders (inclusief leerpunten, het meest succesvolle onderdeel van de training). Zo leren de deelnemers extra van elkaar. 

Formats in lijn met training 

Geladen met persoonlijke voornemens stappen de medewerkers de praktijk weer in. Maar ja, deze praktijk is weerbarstig. Iedereen heeft het druk. En dan lonken de oude, vertrouwde formats… De vraag is dus: hoe faciliteer je als organisatie dat medewerkers het geleerde effectief kunnen toepassen? Daar spreken we twee acties voor af. In de eerste plaats regelt de organisatie vóór de training dat er nieuwe offerte- en rapportformats zijn, die de piramidale opzet hebben. Dat blijkt goed te werken: formats en training vertellen hetzelfde verhaal en de medewerkers hebben houvast bij het realiseren van hun voornemens. 

In de tweede plaats is er aandacht voor de feedback onderling. Tijdens de training al ervaren de deelnemers hoe ze op overzichtelijke, gestructureerde en respectvolle wijze hun medewerkers feedback geven op teksten en presentaties. Bovendien volgt een aantal directeuren en leidinggevenden de eerste training. Daardoor hebben zij dezelfde kennis en terminologie als hun medewerkers. 

De training in combinatie met nieuwe formats blijken een sterke mix. ABF heeft een slag gemaakt in een meer geüniformeerde aanpak. Bovendien overleggen medewerkers over vorm en inhoud van hun rapporten, offertes en presentaties. Zo zorg je als wetenschapper al een stuk eenvoudiger voor een tekst die enerzijds wetenschappelijk verantwoord is en anderzijds duidelijk voor een breder publiek. 

Meer weten over onze incompany- en maatwerktrajecten? 

Benieuwd naar hoe wij organisaties met een leervraagstuk kunnen helpen? Of heb je zelf een vraagstuk en wil je met ons sparren? Bekijk dan deze pagina of neem contact met ons op! En wil je zelf beter leren schrijven of presenteren? Bekijk dan onze schrijftrainingen of presentatietrainingen.

Auteurs: Marc van den Berg, manager Bedrijfsvoering bij ABF Research en Wim van Hout, seniortrainer en -adviseur bij Boertien Vergouwen Overduin