Meer halen uit je thuiswerktijd?

Timemanagement helpt

Van de zomer zagen we hem al aankomen. En nu zitten we er middenin: de tweede golf. Intussen zijn we wel handig geworden met Teams en Zoom. Maar ja, structuur geven aan je werkdagen blijft een uitdaging. Wil je dat op een effectieve manier doen, dan helpt eigenlijk maar een ding: timemanagement.

Eindeloze zee van tijd

Eerst even dit: timemanagement bestaat niet echt. We kunnen van alles en nog wat managen, maar de tijd, de minuten die uren worden en de uren die overgaan in dagen, kunnen we niet beïnvloeden. Dat is misschien ook wel, na alle hectiek rondom de eerste lockdown, de reden waarom we ons nu soms in een eindeloze zee van tijd wanen. Een zee waarop we maar een beetje ronddobberen, in pyjama of joggingpak. Uitkijkend naar de volgens Teams meeting. Want ja, dan zie je tenminste weer eens wat mensen.
 
Dat is allemaal niet nodig. Goed timemanagement, om dat woord dan toch maar te gebruiken, betekent allereerst: inzien dat jíj in charge bent. Of je nu werkgever of werknemer bent, jij bent uiteindelijk de baas over wanneer je wat doet en hoe je dat doet. Laat je dus niet gek maken, ook niet als je dat thuiszitten intussen zat bent. Houd het hoofd koel. Want alleen dan lukt het je om met veerkracht de workload van kantoor aan te kunnen.

Weet wanneer je werkt

Een van de grootste uitdagingen van thuiswerken is dat je in de verleiding komt om allerlei dingen door elkaar af te handelen. Juist omdat je dat thuiswerken ondertussen wel wat zat bent geworden. Realiseer je juist dan wanneer je werknemer bent, en wanneer niet. Je werk plannen op basis van de gezinsdynamiek is bijvoorbeeld een goed idee.
 
Heb je kinderen? Spreek dan met jezelf dat dat je voordat ze thuiskomen bijvoorbeeld drie taken hebt gedaan. Moet je nog boodschappen doen? Doe die pas als je die ene e-mail de ether in hebt gestuurd. En wil je vanavond netflixen op de bank? Weet dan dat die series een stuk lekkerder wegkijken als dat rapport af is. Zo plan je je dag in tussen werk en vrijetijd. Zo werk je efficiënter en behaal je betere resultaten. En je zult merken dat die vier muren dan ook niet meer op je afkomen.

Don’t work hard, work smart

Tegelijkertijd moet je ook niet willen overdrijven. Waar het bij timemanagement vooral om gaat is: meer doen in minder tijd. En nee, dat krijg je niet voor elkaar door harder te werken. Wel door slimmer te werken. Don’t work hard, work smart, zoals de Engelsen dat zo mooi zeggen.

Het principe is simpel: richt je alleen op dingen die daadwerkelijk belangrijk zijn. Je kunt namelijk beter 20% van je tijd besteden aan het uitvoeren van taken die 80% van het resultaat opleveren, dan dat je 80% van je tijd stopt in allerlei ditjes en datjes die maar 20% van het resultaat bepalen.
 
Kijk dus kritisch naar wat er via de mail allemaal binnenrolt aan werk. Zeg vooral nee tegen taken waar je niet noodzakelijk ja tegen hoeft zeggen. Dat is dan wel weer een voordeel van thuis kantoor houden. Er staat niet ineens een collega aan je bureau die nog ‘even’ allerlei tussendoorklusjes van je vraagt. Nee verkopen kost namelijk ook een hoop tijd.

Houd een logboek bij

Wat je timemanagement zeker zal helpen, is een logboek bijhouden van wat je op een dag doet, inclusief alle verstoringen. Noteer hoeveel tijd je kwijt was aan elke e-mail, elk telefoontje en elke conference call. Waarschijnlijk valt dan op dat bepaalde zaken erg veel tijd opslurpen of schrik je van de hoeveelheid tussendoorklusjes die je doet.
 
Neem in je logboek ook vooral op welke taken je vervult in je rol van werknemer, ouder of partner. En ook wanneer je die taken doet. Als je in de middag vooral actief bent in je rol van ouder, kan het verlichting geven als je wat werk naar de avonduren kunt doorschuiven. Tenzij je dan juist wilt netflixen... Tip: plan een Teams meeting in om je logboek met je leidinggevende te bespreken. Dan heeft hij of zij meteen een beeld van je thuiswerkdag.

Aan de slag met timemanagement?

Dat kan met trainingen als Timemanagement, Timemanagement voor Leidinggevenden of HBO Trainingsprogramma Professioneel Zelfmanagement. Bekijk deze en andere trainingen en schrijf je meteen in voor de training die het beste bij jou past.