Je team aansturen vanuit de cloud

Een team leiden is al uitdagend genoeg, maar door de coronacrisis komt er nog een moeilijkheid bij. Je medewerkers zitten thuis. En ja, jij dus ook. Jullie zien elkaar alleen op afspraak tijdens videoconferenties, de rest van de werkweek is het ieder voor zich en de cloud voor ons allen. Wat betekent dat voor jouw leiderschap?

Werken in de cloud

Geluk bij een ongeluk: op afstand werken is niet nieuw. Sterker nog, al ver voor corona de wereld in haar greep kreeg, was de digitale transformatie binnen organisaties een feit. Jonge bedrijven als Amazon en Tesla wisten de mogelijkheden van de cloud succesvol te exploiteren, waarna ook steeds meer traditionele bedrijven de voordelen ervan begonnen in te zien. Denk aan kostenbesparing, veiligheid en flexibiliteit. Daar komt bij dat digitale werkplekken de persoonlijke efficiëntie behoorlijk kunnen vergroten. Voor medewerkers, maar ook voor managers. Ook al zie je ze niet, je kunt in principe altijd en overal contact hebben met je mensen.

Toch kan het ook lastig zijn, leidinggeven aan zo’n virtueel team. Veel managers merken dat nu pas, nu werken via de cloud geen keuze meer is maar een noodzaak. Er komen allerlei uitdagingen bij kijken die maken dat virtueel leidinggeven een andere tak van sport is. Je moet er als manager bijvoorbeeld voor waken dat werken niet puur een zakelijke transactie wordt, maar dat er ook voldoende sociale aspecten behouden blijven. Meer investeren in de relatie dus.

Communicatie is key

Dat kun je vooral doen door goed en veel te communiceren met de thuiswerkers. Communicatie is key, zeker in deze onzekere tijd. Voordat het kabinet de coronamaatregelen afkondigde, had je misschien ook wel te maken met medewerkers die één of twee dagen per week thuiswerkten. Dan wist je: met die mensen moet ik wat vaker een goed gesprek voeren. Een bilaatje op z’n tijd, even langlopen om te vragen hoe het gaat, dat werk.
 
Nu ál je medewerkers op afstand werken, zou je die extra aandacht dus ook aan ál je medewerkers moeten geven. Liefst via een audiovisuele tool, want elkaar zien biedt toch meerwaarde. Je hoeft natuurlijk niet elke dag met alle leden van je virtuele team contact te hebben, maar wissel het zo af dat je iedereen minstens twee keer per week spreekt.

Praat dan niet alleen over het werk, maar juist ook over hoe ze zich daarbij voelen. Juist in deze crisis kunnen thuiswerkers al snel in een negatieve spiraal terechtkomen: komt mijn werk vandaag wel af? O jee, ik moet ook zo ook nog mijn kinderen helpen met huiswerk. Mijn partner zit nu al een uur aan de telefoon met een klant, terwijl ik eigenlijk rust nodig heb om dat rapport af te schrijven. Het helpt als je elke medewerker even stoom laat afblazen, of hem een persoonlijk advies geeft.

Milde helderheid

Juist thuiswerkers hebben behoefte aan duidelijke richtlijnen. Nu het hele gezin de hele dag op elkaars lip zit, eenieder met zijn of haar taken en bezigheden, is het al moeilijk genoeg om de dag een beetje gestructureerd te laten verlopen. De leden van je team zullen dus juist baat hebben bij duidelijke afspraken. Communicatie staat ook hier weer centraal. Zorg ervoor dat je precies vertelt wat je van je medewerkers verwacht en laat geen ruimte voor verkeerde interpretaties.

Stel bijvoorbeeld duidelijke deadlines en houd je medewerkers daaraan. Door het hanteren van zulke duidelijke richtlijnen verhoog je niet alleen het verantwoordelijkheidsgevoel van je virtuele teamleden, je zorgt er ook voor dat ze zich persoonlijk betrokken blijven voelen.
 
Tegelijkertijd is het ook belangrijk om ook mild te blijven, juist nu. Maakt iemand een fout, beoordeel hem of haar daar dan niet te hard op. Het ligt er natuurlijk aan om wat voor soort fout het gaat, maar over het algemeen geldt: stimuleer vooral het leren van fouten. Praat erover, analyseer wat er misging en kijk samen wat er nodig is om het voortaan beter te doen.

Nieuwsgierig naar meer?

Wil je weten wat er nog meer komt kijken bij het virtueel aansturen van teams, volg dan onze training Leidinggeven aan Virtuele Teams. Gedurende de coronaperiode kun de deze training online volgen binnen Microsoft Teams. Bekijk de training en schrijf je meteen in.