Zo voert u een beoordelingsgesprek

Het einde van het jaar is in zicht. In deze periode voeren veel bedrijven beoordelingsgesprekken met hun medewerkers. Bent u leidinggevende, dan kunt u vast wel wat tips gebruiken voor het voeren van een beoordelingsgesprek.

Tip 1: Bereid u goed voor

Het beoordelingsgesprek is in tegenstelling tot het functioneringsgesprek, veel meer een eenrichtingsgesprek. In negen van de tien gevallen zal uw medewerker dus het woord aan u laten. Bereid u dus goed voor. Win zoveel mogelijk informatie in over uw medewerker: hoe heeft hij het afgelopen jaar gefunctioneerd? Welke werkzaamheden had hij op zijn bordje? Zijn er problemen voorgevallen of zijn er juist successen te benoemen? Verdiep u daarnaast in de beoordelingscriteria die bij uw organisatie gebruikelijk zijn.

Tip 2: Denk aan het functioneringsgesprek

Een goede voorbereiding helpt u om zelfverzekerd en goed beslagen ten ijs te gaan. Daar hoort ook een functioneringsgesprek bij dat u in een eerder stadium met de medewerker hebt gevoerd. In dat functioneringsgesprek bespreekt u samen wat er goed gaat en waar nog verbeterpunten liggen. Na dit gesprek heeft de medewerker de kans aan zijn verbeterpunten te werken.

Heeft u geen functioneringsgesprek gevoerd? Dan is het niet reëel om tijdens het beoordelingsgesprek ineens een onvoldoende beoordeling te geven. Dat nieuws zal voor uw medewerker uit de lucht komen vallen en het is voor hem al te laat om er nog iets aan te doen.

Tip 3: Zorg voor een goede gespreksopbouw

Tijdens het beoordelingsgesprek bent u als leidinggevende vooral aan het woord. Uw medewerker krijgt te horen hoe hij het afgelopen jaar gepresteerd heeft, wat de vooruitzichten zijn en of er nog loonsverhoging in zit. Het is handig om hiervoor een goed doordachte gesprekopbouw te hanteren.

Doel
Begin altijd met het aangeven van de doelen van het gesprek. Waarom zitten jullie hier en nu samen aan tafel? Wat is de aanleiding? Vertel vervolgens wat de agenda van het gesprek is. Neem de punten die u wilt bespreken aan het begin van het gesprek met uw medewerker door. Zo weet hij wat hij kan verwachten tijdens het gesprek.

Beoordeling
Na deze duidelijke opening is het tijd voor het oordeel. Vertel uw medewerker wat uw oordeel is en hoe u hiertoe bent gekomen. Onderbouw uw oordeel met heldere argumenten, bijvoorbeeld door eerdere notulen of vergaderverslagen te raadplegen. Let ook op uw bewoording. Krijgt uw medewerker een negatief oordeel? Pas dan op dat u hem niet beledigt, maar geef een concrete en objectieve beschrijving van de feiten (bijvoorbeeld: “Je hebt je de laatste twee maanden niet aan de gemaakte afspraken gehouden” in plaats van “Je bent niet te vertrouwen”).

Afsluiting
Heeft u uw oordeel uitgesproken, geef uw medewerker dan de gelegenheid tot reageren.

Tip 4: Geef uw medewerker iets positiefs mee

Krijgt uw medewerker een positieve beoordeling, dan is er niet zoveel aan de hand. Het gesprek zal soepel verlopen en u verlaat waarschijnlijk beiden met een goed gevoel de kamer. Het is anders als u een negatief oordeel over uw medewerker heeft. In dat geval is het verstandig uw medewerker aan het einde van het gesprek een positieve noot mee te geven. Geef hem bijvoorbeeld een compliment, vat samen wat er besproken is en maak duidelijk wat de eventuele oplossingen zijn.

Auteur: Ruben Mogge