Maak ontwikkelpunten van uw medewerkers bespreekbaar

In iedere organisatie werken medewerkers met gebrek aan bepaalde vaardigheden of competenties. Geen mens is immers perfect. Voor leidinggevenden kan het wel lastig zijn om met deze ontwikkelpunten om te gaan. Want hoe maakt u dit onderwerp bespreekbaar?

Onderstaand een 4-stappenplan dat u hierbij kan helpen.

Stap 1: Weet wat tekortkomingen zijn

Voordat u op een medewerker afstapt, is het belangrijk na te gaan of zijn tekortkoming wel een tekortkoming is. Uw feedback moet immers wel rechtvaardig zijn; gegrond op feiten en niet op vermoedens. Ga daarom voor uzelf na: welk gedrag vertoont mijn medewerker precies? En welk effect heeft dat op zijn of haar werkzaamheden en op de rest van het team?

Bepaal daarnaast de ernst van de zaak: betreft het een lichte of zware tekortkoming? Is het eenmalig of structureel een probleem? En in welke context vindt het gedrag plaats; is er een verklaarbare reden voor of komt het uit het niets? Pas als u deze zaken helder heeft, kunt u er met uw medewerker over in gesprek gaan.

Stap 2: Met welk doel gaat u het gesprek aan?

Heeft u eenmaal helder in beeld welke competentie uw medewerker mist, ga dan na waarom u het ter sprake wilt brengen. Is het doel zijn eigen functioneren te verbeteren? Staat het belang van het team voorop? Of voelt u het simpelweg als uw plicht om erover te beginnen? De betreffende medewerker wil ook weten wat uw doel is. Zo kan hij uw motivatie begrijpen én kan hij beter werken aan de oplossing van het probleem.

Stap 3: Voer het gesprek op de juiste wijze

De volgende stap is het gesprek met uw medewerker. Kies hiervoor een geschikte plek, bij voorkeur in een neutrale en veilige omgeving. Ga bijvoorbeeld in een afgesloten ruimte zitten, waar het gesprek onder vier ogen kan plaatsvinden. Zorg er wel voor dat deze ruimte comfortabel aanvoelt voor uw medewerker: frisse lucht, een uitzicht naar buiten, niet te warm en niet te koud. Kortom: uw medewerker moet zich op zijn gemak voelen.

Draai tijdens het gesprek niet om de hete brei heen. Vertel waar u mee zit en geef aan waarom dat in uw ogen een probleem is. Geef uw medewerker vervolgens de ruimte om hierop te reageren. Luister naar zijn kant van het verhaal en probeer zijn gevoelens te achterhalen. Vraag ook naar de redenen van zijn gedrag en geef aan hoe het volgens u beter kan of zou moeten. Probeer vervolgens samen naar een oplossing te zoeken. Hoe kan uw medewerker het probleem aanpakken? En op welke manier kunt u hem daarin als leidinggevende ondersteunen? Wellicht is een training of opleiding een oplossing. Maak tot slot duidelijke afspraken en plan een vervolgafspraak in om de vorderingen te bespreken.

Stap 4: Probeer tekortkomingen in de toekomst te voorkomen

Tekortkomingen van medewerkers sluipen er soms na verloop van tijd in. Als leidinggevende kunt u een grote rol spelen in het voorkomen ervan. Maak uw verwachtingen duidelijk. Geef richtlijnen en maak afspraken over de manier waarop er binnen uw team gewerkt wordt. Plan periodiek één-op-één gesprekken in met uw medewerkers om de voortgang te bespreken en geef het tijdig aan als u vindt dat dingen niet goed gaan. Want ook in deze situatie geldt: voorkomen is beter dan genezen.