Jaarplangesprek. Zo doe je dat!

2012 is begonnen. Tijd om samen met uw collega’s en medewerkers vooruit te blikken op het nieuwe jaar. Wat wilt u bereiken? Hoe kunnen uw medewerkers bijdragen? En wat verwacht u van uw medewerkers? Dergelijke resultaatafspraken maakt u samen tijdens een jaarplangesprek. Lees hoe u zo’n gesprek het beste kunt opzetten.

De voorbereiding

Om het jaarplangesprek succesvol te laten verlopen, is een goede voorbereiding van groot belang. Veel bedrijven gebruiken hiervoor een invulformulier, met daarop zowel de competenties waaraan een medewerker moet voldoen, als ook persoonsgebonden afspraken, gewenste resultaten en competenties. Voorafgaand aan het jaarplangesprek kunnen u en uw medewerker dit document doornemen zodat de verwachtingen of wensen op het gebied van resultaten en ontwikkeling helder zijn. Zet voor uzelf op papier wat u van uw medewerker verwacht en hoe u hem kunt helpen bij het waarmaken van deze verwachtingen. Vraag aan uw medewerker om zelf na te denken over zijn doelen voor het komende jaar. Tijdens het gesprek bespreekt u elkaars input en komt u samen tot concrete plannen en resultaatafspraken.

Het jaarplangesprek

Informeer uw medewerker eerst over het doel en het verloop van het jaarplangesprek. Dan bespreekt u de input van u beiden. Geef aan hoe u denkt over het huidig functioneren van uw medewerker en bespreek de plannen van de afdeling voor het komende jaar. Zo kunt u direct aangeven wat u binnen de afdelingsplannen verwacht van uw medewerker en welke resultaatafspraken hieraan verbonden zijn. Bespreek de overeenkomsten en verschillen tussen uw input en de input van uw medewerker en ga samen op zoek naar de juiste middenweg. Soms moet u onderhandelen, bijvoorbeeld als uw medewerker als tegenprestatie voor uw verwachting van hem, een opleiding wil volgen. Bespreek deze meningsverschillen openlijk, dan komt u eerder tot goede afspraken. Formuleer de gemaakte afspraken SMART en leg de benodigde hulpmiddelen vast. Geef aan wanneer de resultaten zijn behaald en welke beloning hier tegenover staat. Uiteraard geeft u ook aan wat de gevolgen zijn als uw medewerker de beoogde resultaten niet heeft behaald.

Wanneer alle competenties en resultaatafspraken zijn besproken en vastgelegd, sluit u het gesprek af met een samenvatting. Bespreek daarbij ook hoe het gesprek is verlopen en zet alle afspraken op papier.

Het vervolg

Nadat u het jaarplangesprek heeft gevoerd, werkt u de gemaakte afspraken netjes uit op het eerder genoemde invulformulier. Dit document stuurt u naar uw medewerker, die voor akkoord moet tekenen. Natuurlijk is het belangrijk dat u tussentijds kijkt naar de gang van zaken. Is uw medewerker goed op weg met het behalen van zijn resultaten? Is bijsturing nodig? Of heeft uw medewerker misschien extra hulpmiddelen nodig? Evalueer de gemaakte afspraken tijdig en stuur bij waar nodig. Als het jaar voorbij is, bespreekt u de gemaakte afspraken in een volgend jaarplangesprek. Veelal valt dit gesprek samen met het verplichte beoordelingsgesprek. In tegenstelling tot in het jaarplangesprek aan het begin van het jaar, voert u hierbij meestal het woord en geeft u aan in hoeverre de resultaten wel of niet behaald zijn.

Auteur: Ruben Mogge