Kwaliteit van de relatie is bepalend voor succes

Foto: Iris van den Broek, 2019

Practice what you preach! Als partners samenwerken. Dat is het devies van de gemeente Rotterdam en Boertien Vergouwen Overduin. Zo zorgen zij voor een training, die al 6 jaar nauw aansluit bij de praktijk, terwijl de wereld binnen en rondom de gemeente voortdurend verandert.

De gemeente Rotterdam wil strategisch samenwerken met belangrijke partners in de stad, bijvoorbeeld zorginstellingen, bewonersverenigingen, projectontwikkelaars, ondernemers, cultuurinstellingen en maritieme bedrijven. Zo kan de gemeente, samen met haar partners, ervoor zorgen dat de stad een fijne plek is om te wonen, werken en recreëren voor iedereen.

De gemeente heeft Boertien Vergouwen Overduin gevraagd een training Strategisch relatiebeheer en accountmanagement te ontwikkelen. Deze training geeft medewerkers tools voor hun taak, die plaatsvindt in een complex krachtenveld. De centrale boodschap is: zorg ervoor dat je met je partners strategisch samenwerkt. De kwaliteit van de relaties met je partners is namelijk bepalend voor het gezamenlijke succes.

De wereld verandert, de training dus ook

In december is in 6 jaar tijd de 333’ste deelnemer verwelkomd. Het doel om de stad vooruit te helpen is hetzelfde gebleven. Maar de rol van de gemeente in de publiek-private samenwerking is inmiddels wel sterk veranderd. Tegenwoordig is de gemeente veel meer een partner die verandering aanjaagt en partijen faciliteert om antwoorden te vinden op de opgaven van de stad.

Ook de samenstelling van de deelnemersgroepen verandert. Zes jaar terug deden mensen mee die al wat langer bij de gemeente werkten en enkele jongere medewerkers. Zestigers tot en met twintigers dus. De training werd op maat gemaakt voor elke afdeling. Bijvoorbeeld Cultuur, Sport, Zorg. Momenteel zijn de deelnemers vaak wat jonger en is de doelgroep wat breder. Er zijn accountmanagers maar ook medewerkers met andere rollen, zoals beleidsadviseurs en contractmanagers. Een aantal heeft eerst elders een commerciële functie gehad. De groepen zijn dus veel diverser, wat een prachtige kans geeft om van elkaar te leren. Als opdrachtgever en trainer leer je zelf ook in elke training bij.

Hoe zorgen de gemeente en BVO ervoor dat de training actueel blijft en een nieuwe generatie deelnemers aanspreekt? Kort samengevat: Rotterdam en BVO ‘practice what they preach’. De centrale boodschap van de training is: werk samen met je partners. En dat is precies wat klant en leverancier rondom de training doen. Ze schakelen regelmatig en direct met elkaar, ook als alles op rolletjes loopt. Bij Boertien Vergouwen Overduin staat een gemotiveerd team Rotterdam paraat. Dat mag ook wel, want BVO werkt veel voor de gemeente, met bijvoorbeeld trainingen op het gebied van coaching, krachtig adviseren en schrijven.

Rotterdams maatwerk

Terug naar 2017. De gemeente Rotterdam zoekt een maatwerktraining, die onder anderen accountmanagers en relatiebeheerders tools geeft om het strategische samenwerken met externe partners vorm te geven. In Nederland worden er veel trainingen over accountmanagement aangeboden. Maar accountmanagement namens een overheidsinstelling is wel even wat anders dan namens een commerciële organisatie, dus een reguliere training zou niet voldoen. Een oriëntatie op de trainingsmarkt wees uit: een passende training is in Nederland niet te vinden. Daarom besloten Rotterdam en BVO: dan maken we deze samen!

Een team van Rotterdamse specialisten, een leidinggevende, en enkele ‘dedicated’ deelnemers ging met de trainer aan de slag. Het resultaat: een training die medewerkers passende tools aanreikt; een doe-training met beknopte theorie, die houvast en zelfvertrouwen geeft. Uitsluitend met praktijkcases; en gelegenheid tot oefenen met programmeerbare acteurs.

Accountmanagement namens de overheid is anders

Belangrijke thema’s: Hoe bouw je een vertrouwensrelatie op? Hoe krijg je inzicht in de wereld en belangen van je partners? Hoe formuleer en realiseer je samen doelen voor het komende jaar én strategische doelen voor de langere termijn, waar je beiden achter kunt staan?  Wat doe je met vragen van partners, die een ander cluster binnen de gemeente betreffen? En hoe onderzoek je gemeenschappelijke belangen, wanneer de standpunten van de externe partij en jou sterk uiteenlopen?

Bij de overheid is de relatie met de belangrijkste partners anders dan in de commerciële wereld. De accountmanager heeft namelijk diverse rollen, die soms op gespannen voet met elkaar staan. Zo kan de accountmanager enerzijds werken aan een verdiepte relatie, en ondertussen streng zijn als de partner onvoldoende toelichting geeft over de besteding van een verstrekte subsidie. Of: je bent opdrachtgever en tegelijkertijd verleen je je leverancier diensten. Hoe ga je hiermee om?

De ervaring wijst uit: met alleen een training ben je er niet. Daarom ondersteunt de gemeente Rotterdam haar accountmanagers in hun taak. Hoe Rotterdam dat doet? Met memorabele hospitality-momenten; met een goed centraal punt dat weet welke medewerkers contacten onderhouden met welke externe partners; met netwerkevenementen en vooral door het stimuleren van een goed intern netwerk. Ook binnen de gemeente geldt: als partners samenwerken!

Auteurs: Madelein van Bodegom-Post, Strategisch Adviseur Relatie- en Accountmanagement bij de gemeente Rotterdam en Wim van Hout, seniortrainer en -adviseur bij Boertien Vergouwen Overduin