Succesvolle samenwerking met Studiecentrum Rechtspleging

“De samenwerking die wij hebben is een echt goed voorbeeld van partnerschap. Vanaf de start van het vormgeven van het leertraject tot en met de vele veranderingen die we vanwege corona moesten doorvoeren: samen hebben we onze schouders eronder gezet. Iedereen was erop gebrand om er een succes van te maken. Dat geeft een heel goed gevoel”, vertelt Inge van Calker, senior adviseur Leren en Ontwikkelen bij Studiecentrum Rechtspleging (SSR).

In opdracht van SSR verzorgt Boertien Vergouwen Overduin al jaren diverse trainingen voor de parketten van het Openbaar Ministerie en de gerechten van de Rechtspraak. Eva van de Laar, programmanager bij BVO, vertelt: “Via een aanbesteding kregen wij een paar jaar geleden de opdracht gegund om 1.200 administratieve medewerkers van het OM op te leiden. Wij hebben voor deze mensen de afgelopen twee jaar een basisleertraject mogen verzorgen bestaande uit vier trainingen. Dit traject loopt nog. Naast dit basistraject was er behoefte om de Coördinerend administratief medewerkers (CAM) en de Logistiek Zaaksmedewerkers (LZM) in hun specifieke taken te ondersteunen. Daarvoor schreef SSR een nieuwe aanbesteding uit, en ook deze opdracht werd ons gegund. Dat is natuurlijk fantastisch.”

Zorgvuldige voorbereiding

De ontwikkeling van die twee nieuwe leertrajecten werd zeer zorgvuldig ingestoken. Inge: “Het OM heeft in haar ambitieplannen vastgesteld te willen werken aan een toekomstbestendige, professionele administratie. Hiervoor was een projectgroep opgericht en met hen hebben we nauw samengewerkt. Daarnaast hebben we veelvuldig met leidinggevenden gesproken om op detailniveau helder te krijgen wat de wensen waren. Dat betekende bijvoorbeeld concreet in gesprek gaan over bijvoorbeeld het begrip ‘toekomstbestendig’, welke vaardigheden zijn daarvoor belangrijk? 

Al dat soort vragen zette binnen het OM al een bewustwordings- en veranderproces in gang nog voordat de opleidingen werden ontwikkeld. Van de 1.200 administratieve medewerkers moeten er in totaal 120 CAM’ers en LZM’ers aanvullend opgeleid worden. Maar dan ben je er nog niet. Je kunt van medewerkers alleen niet verwachten dat zij de verandering realiseren. Verandering kan alleen succesvol zijn als de leertrajecten goed worden ingebed en dat leidinggevenden snappen wat er nodig is om hun medewerkers echt te stimuleren nieuwe vaardigheden en gedrag in te zetten. Dat kenmerkt onze aanpak.”

Inzicht in de vraag achter de vraag

“De aanpak van SSR was heel grondig”, beaamt Eva. “We zijn wel gewend aan een goede uitvraag, maar hier gingen we nog veel verder de diepte in. We hebben daardoor wel twee heel mooie leertrajecten kunnen ontwikkelen, waarmee we ook eigenlijk in een keer ‘raak’ schoten. Bovendien denk ik dat we, doordat wij heel goed zicht kregen op de echte vraag achter de vraag, trajecten hebben neergezet die bijdragen aan duurzame verandering bij individuele medewerkers en uiteindelijk bij de hele administratie.” 

Inge: “Binnen SSR kiezen we voor strategisch opleiden, dat betekent dat we uitgaan van het verbeteren van de organisatie als geheel. Dat gaat dus verder dan individuele groei. We betrekken leidinggevenden gedurende de opleiding heel actief bij het traject. Voordat een deelnemer met het traject start, hebben hij en zijn leidinggevende samen met de trainer een gesprek en na afloop weer. Samen kijken ze naar de beginsituatie en evalueren ze het traject. Daarbij wordt ook besproken wat de medewerker nodig heeft om de opgedane inzichten en vaardigheden in te zetten in de praktijk. Zo stimuleren we toepassing van nieuw gedrag en zorgen we voor borging van nieuw gedrag in de eigen werkpraktijk.”

En toen kwam corona

Het team van SSR en BVO ging aan de slag om twee compleet nieuwe opleidingen te ontwikkelen. Eva: “Extra uitdaging vormde het feit dat het basisleertraject voor de administratie er al naast liep. We hebben heel goed uitgedacht hoe de leerlijnen zo goed mogelijk op elkaar konden aansluiten. Maar ook het instapniveau moest worden bepaald. Al met al een hele klus, maar het lukte om samen een goed aanbod te ontwikkelen. De projectondersteuning van BVO en SSR planden alle locaties en de trainers en acteurs in waar we gebruik van wilden maken. We waren net gestart met de eerste groepen, ik had alles overgedragen aan een van mijn collega’s omdat ik met zwangerschapsverlof ging, en toen kwam corona.”

Ontdekkingstocht

“Het is ongelooflijk wat voor waanzinnige slag we hebben weten te maken, ondanks alle beperkende maatregelen. Toen de lockdown werd afgekondigd, hebben we alles kort on hold gezet. Maar al heel snel kwam het besef vanuit het OM dat we echt wel door wilden gaan met de leertrajecten. We gingen met de trainers en acteurs in gesprek om te zoeken naar oplossingen. Het werd een ontdekkingstocht, ideeën sprankelden en iedereen zette stappen buiten z’n comfortzone. De wil om er samen een succes van te maken, was ongekend groot”, meent Inge.

Wederzijds begrip

Ook deelnemers toonden zich enthousiast en bereid om er het beste van te maken. Inge vervolgt: “Wederzijds begrip om er steeds het beste van te maken, is nog altijd wel van toepassing. En we hebben slimme randvoorwaarden ingebouwd. Zo nodigen we de deelnemers uit voor een online testbijeenkomst en vragen we iedereen een half uur voor de werkelijke aanvang van de training in te loggen om zo na te gaan of alle techniek werkt. Dat scheelt veel gedoe en zorgt ervoor dat iedereen gelijktijdig goed begint. 

We zien inmiddels dat er nog nauwelijks aandacht nodig is voor de techniek, dat werkt nu allemaal. Alle focus gaat nu gelukkig weer uit naar het leerproces en de inhoud. De trainers en acteurs zijn goed op elkaar ingespeeld en presenteren de mooiste interventies. En de deelnemers geven in evaluaties goede terugkoppelingen over de impact die het online leertraject heeft op hun dagelijkse functioneren. Het voelt dat het ons met elkaar gelukt is.”

Totaal andere wereld

Eva stapte na haar zwangerschapsverlof weer in het opleidingsproces: “Ik kwam terug in een totaal andere wereld. Pas bij de tweede coronagolf besefte ik echt hoeveel werk er tijdens de eerste golf is verzet. Nog altijd zijn we aan het uitvinden met elkaar, luisteren we naar de ervaringen van de trainers en acteurs en passen aan als het nodig is. We leren ontzettend veel en deze situatie heeft de digitale ontwikkelingen enorm versneld. Dat vind ik positief. 

Ik denk dat na de coronapandemie sommige onderdelen online zullen blijven. Ik verwacht een toename van het aantal hybride opleidingsvormen waarbij je deels online een aanbod hebt en deels in groepen samenkomt.”

Intensieve samenwerking

Inge en Eva blikken terug op een bijzondere en intensieve samenwerking die nog lang niet voorbij is. Inge: “We hebben elkaar als partners ontzettend goed gevonden, zowel in het voortraject, met de onverwachte verandering die corona met zich meebracht, als in hoe het traject tot nu toe verloopt. Ik ben daar best trots op.” 

Eva besluit: “Inge voelt voor mij als een collega, samen zijn we verantwoordelijk voor het neerzetten van een goed opleidingsprogramma. We overleggen en sparren veel om te zoeken naar de juiste oplossingen. De evaluaties laten tot nog toe hoge scores zien. Ik ben razend benieuwd naar de rest!”

Benieuwd naar meer?

Ben je na het lezen van dit artikel benieuwd wat wij kunnen betekenen voor jou en jouw organisatie? Stuur ons gerust een bericht via incompany@bvo.nl. Er komt graag iemand vrijblijvend bij je langs om met je te sparren over de ontwikkelbehoefte binnen je organisatie.