Hoe lezersgericht zijn jouw mails?

Een 4-stappenplan voor lezersgericht schrijven

Ben jij door al dat thuiswerken ook meer gaan mailen? Dan weet je wat je daarvoor terugkrijgt: een overvolle inbox. Als je veel mails moet wegwerken, helpt het als je bij elke mail snel weet wat er van je verwacht wordt. Laten we dat nu eens even omdraaien. Hoe help jij de lezer van joúw mails? Hoe zorg je ervoor dat je mail gelezen wordt en aanzet tot actie? 

Als we onze boodschap op papier of scherm zetten, zijn we geneigd te denken als schrijver: je ordent je gedachten tijdens het schrijven en je wilt daarbij graag volledig zijn. Het gevolg kan zijn dat je een tekst produceert die voor jou wel helemaal helder is (logisch, het komt allemaal uit jouw hoofd), maar voor de lezer een stuk minder doorzichtig is. Dikke kans dat je lezer dan afhaakt. Een gemiste kans. 

Schrijf als een lezer

Als je wilt dat jouw lezer direct weet waarom hij jouw mail moet lezen, ga dan tijdens het schrijven vooral op zijn stoel zitten. Schrijf dus als een lezer. Dat doe je door je mail piramidaal te structureren. Maak eerst je punt en licht dat vervolgens toe. Ofwel: begin met je conclusie en kom daarna met de argumenten die je conclusie onderbouwen. Zie het plaatje hieronder.



Dus stel, je wilt je leidinggevende vragen of je mag stoppen met een project. Je typt een lange mail waarin je eerst vertelt wat er allemaal is misgegaan in het project en na vijf alinea’s staat pas de zin ‘ik vraag hierbij je akkoord om te stoppen met het project’. Gouden tip: draai het om!

Begin met ‘ik wil vragen of ik mag stoppen met project X en hieronder leg ik uit waarom’. Zo heb je meteen de aandacht. Ook weet je manager zo met welke focus de rest van de mail gelezen moet worden. Natuurlijk kan hij of zij alsnog afhaken, maar dan is de belangrijkste boodschap in ieder geval wél overgebracht.

Klinkt goed, maar hoe doe je dat?

Wij hebben een handig stappenplan voor je opgesteld. Doorloop bij je eerstvolgende mail eens de volgende 4 stappen:

Stap 1: Bepaal de basis. Zoals:

• Wie is je publiek?
• Wat is de kernboodschap van je bericht?
• Wat wil je daarmee bereiken bij je lezer.

Stap 2: Denk vanuit de lezer. Dus:

• Bedenk welke vragen jouw boodschap kan oproepen en formuleer antwoorden.
• Vergeet ze niet te onderbouwen!

Stap 3: Schrijf een concept. Gewoon uit de losse pols, dus:

• Maak je niet druk over formuleringen.
• Weersta de neiging om aan je tekst te sleutelen. Schrijf gewoon door! 

Stap 4: Werk het concept uit:

• Bepaal eerst de tekstvolgorde en denk aan het piramidemodel!
• Schrijf in alinea’s.
• Maak bruggetjes tussen alinea’s, bijvoorbeeld met structuurwoorden als ‘daarom’ of ‘maar’.

Meer halen uit je schriftelijke communicatie?

Dat kan met trainingen als Creatief en Doelgericht Schrijven of Schrijven met het Piramideprincipe. Kijk ook eens op www.bvo.nl voor een volledig overzicht van onze communicatietrainingen. Heb je vragen over een training of behoefte aan vrijblijvend advies? Neem dan contact met onze opleidingsadviseurs via 035 – 6 956 200 of info@bvo.nl.