Tijdverslinders op het werk

U bent secretaresse en dus de duizendpoot van de afdeling. Men weet u feilloos te vinden. Met deze 10 tips omzeilt u tijdverslinders

Zo omzeilt u tijdverslinders op het werk

Het werk als secretaresse is druk en stressvol. U bent de duizendpoot van de afdeling en er wordt constant een beroep op u gedaan. Geen probleem: het is immers uw vak. Maar wat als uw kostbare tijd wordt opgeslokt door zinloze tijdverslinders? De 10 tips in dit artikel helpen u uw tijd optimaal in te delen, zodat u niet achter de feiten aan rent.

Tip 1: Breng uw werkzaamheden in kaart
Waarschijnlijk heeft u op papier een afgebakend takenpakket. In de praktijk komen er echter vaak vele klussen bij. Maak daarom een overzicht voor uzelf van al uw taken. Waar bent u voor aangenomen, welke klussen komen er dagelijks bij en wat verwacht uw manager precies van u? Ga vervolgens na welke klussen u kunt overdragen aan een ander en stel prioriteiten.

Tip 2: Maak een goede planning
Nu u op een rij heeft welke taken er op uw bordje liggen, kunt u een goede planning maken. Zet de belangrijkste werkzaamheden bovenaan en plan deze met prioriteit in uw agenda. Blok delen in uw agenda om rustig voor uzelf te kunnen werken, zodat er geen andere opdrachten tussendoor komen. En denk er ook aan af en toe een pauze voor uzelf in te lassen om weer even op adem te komen.

Tip 3: Rond zaken af
Juist in een functie als secretaresse heeft u te maken met veel ad hoc opdrachten. Nog even dat rapport uitprinten, de post ophalen, notulen van die spoedvergadering uitwerken, enzovoorts. Neem uzelf in bescherming door grote of belangrijke opdrachten eerst af te ronden voordat u met iets nieuws begint. Gebruik een to do-lijst en vink zaken één voor één af. Zo bewaart u het overzicht en bezorgt u uzelf een tevreden gevoel.

Tip 4: Durf ‘nee’ te zeggen
Assertiviteit is erg belangrijk in uw functie. Dat betekent dat u voor uzelf op moet kunnen komen en dat u ‘nee’ durft te zeggen als dat nodig is. Heeft uw manager weer een tijdverslindende opdracht die u er nu echt even niet bij kunt hebben? Geef dit dan duidelijk aan. Vertel hoe u zich op dat moment voelt en wat de gevolgen zijn als u die opdracht wel aanneemt. De kans is groot dat uw leidinggevende begrip voor u toont en dat hij de opdracht bij een ander neerlegt.

Tip 5: U hoeft niet altijd beleefd te zijn
Bent u een echt groepsmens die altijd tijd maakt voor de verhalen van collega’s? Dan schuilt daarin een grote valkuil. Want al die praatjes en verhalen slokken veel van uw tijd op. Wees daarom niet bang om af en toe aan te geven dat het u nu even niet zo goed uitkomt. Die verhalen kunnen best wachten tot morgen.

Tip 6: Scan wat u moet lezen
Soms moet u grote rapporten doorwerken of uitgebreide verslagen lezen. Het scheelt veel tijd als u bedreven bent in het scannen van teksten. Soms is het lezen van een kop en introductie voldoende. Wees ook selectief in welke documenten u wel en niet leest. Gooi weg wat niet relevant is en lees alleen de zaken die u écht moet weten.

Tip 7: Zonder u eens af
Vooral in bedrijven waar Het Nieuwe Werken is geïntroduceerd, is de rust soms ver te zoeken. Iedereen zit in één grote ruimte en er wordt volop gebeld, gepraat en getypt. Het kan dan ook geen kwaad u af en toe af te zonderen van uw collega’s. Zoek een privé-werkruimte of werk een dagje thuis. U kunt uw aandacht dan volledig op uw werk richten en u wordt niet afgeleid door uw omgeving of collega’s.

Tip 8: Besteed opdrachten uit waar het kan
‘Nee’ zeggen tegen uw baas is soms handig. Maar er zijn situaties waarin u een opdracht ook zelf kunt uitbesteden aan een ander. Durf dingen los te laten en laat opdrachten eens over aan een collega. Zo heeft u wat meer speelruimte.

Tip 9: Neem eens een dagje vrij
Een dag rust op z’n tijd is goed voor ieder mens. Ook voor u. Plan daarom gerust een dag vrij, ook al heeft u geen concrete plannen. Laat uw werk los, ga lekker naar het strand om uit te waaien of breng een bezoek aan de sauna.

Tip 10: Houd uw doel voor ogen
Van hot naar her rennen, alle klussen aannemen, van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat werken: het kan in principe geen kwaad. Maar onthoud wel het doel waarvoor u het allemaal doet. Werkt u zo hard om het anderen naar de zin te maken? Of haalt u er zelf ook voldoening uit? Het is niet verkeerd om er altijd voor een ander te zijn. Het is echter ook goed om uzelf niet uit het oog te verliezen. Stel daarom heldere doelen en streef deze na. Dan houdt u uw werk als secretaresse een stuk langer vol!

Auteur: Emilie Broeze