Afwezig? Laat een berichtje achter

"Sinterklaas en Zwartepiet
beantwoorden uw e-mail niet.
Voor geschenken en voor spellen
kunt u met de Kerstman bellen."

De decembertijd is voor veel mensen de ideale tijd om er even tussenuit te gaan, op skivakantie, met vrienden of familie in een vakantiepark of gewoon lekker thuis. Om je - vooral zakelijke - contacten ervan op de hoogte te brengen dat je per e-mail tijdelijk niet bereikbaar bent, kun je in je e-mailprogramma, bijvoorbeeld Outlook, een afwezigheidsbericht instellen. Waar moet je zoal aan denken? En zijn er aan deze berichten teksteisen te stellen?

Niet vergeten
De knop 'Extra' in een professioneel e-mailprogramma opent je de weg naar de instelling van het afwezigheidsbericht. Volg de aanwijzingen op die je tegenkomt. Zo wordt je gevraagd aan te geven wanneer het bericht ingaat. Vergeet daarbij niet ook aan te geven op welke dag en tijd het bericht moet stoppen. Als je dat nalaat blijft het afwezigheidsbericht gewoon aanstaan.
Verder biedt de functie voor het afwezigheidsbericht je de mogelijkheid om intern een ander bericht achter te laten dan extern. En dat is handig, omdat je je externe contactpersonen waarschijnlijk iets anders wilt vertellen dan je collega's.

Afwezigheidsberichtetiquette
Minimaal moet je in een afwezigheidsbericht opnemen wanneer je weer bereikbaar bent en welke alternatief de ontvanger heeft. En je bericht kun je mooi openen met een bedankje, bijvoorbeeld: Dank u wel voor uw e-mailbericht. Vanaf 5 januari ben ik weer bereikbaar. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega Inge Doedes, e-mailadres i.doedes@vergouwenoverduin.nl of telefoon 020 123 45 67.

Externe contactpersonen zijn doorgaans niet geïnteresseerd in de reden van je afwezigheid, maar je collega's zijn dat vaak wel. Behalve de gegevens hierboven, geef je die dan ook de reden van je afwezigheid. Een formeel begin is dan niet nodig. Bijvoorbeeld: Tot 5 januari ben ik met Rob en de kinderen naar de Ardennen. Voor dringende zaken kun je met Inge contact opnemen.

Stijl
Een neutrale zakelijke stijl past het beste bij afwezigheidsberichten, maar voor je collega's kun je natuurlijk wat minder formeel zijn. Pas op voor lollige berichtjes als: Na mijn vakantie verwacht ik weer heerlijk ontspannen en creatief opgeladen te zijn zodat ik u en uw bedrijf met vernieuwde krachten verder kan bijstaan! Dank voor uw geduld en u hoort zo spoedig mogelijk van mij na [datum]!

Afwezigheidsberichten vertellen de lezer vaak wat je vooral niet kunt doen. Valkuil is dat zo'n bericht dan bol komt te staan van de ontkennende woorden, waardoor het een negatieve lading krijgt voor de lezer. Bijvoorbeeld: Woensdag 23 januari t/m vrijdag 8 februari 2008 ben ik afwezig en kan ik uw mail helaas niet beantwoorden. Uw bericht wordt niet doorgestuurd. Richt u op wat u wel kunt doen, bijvoorbeeld: Vanaf 8 februari ben ik weer aanwezig en kan ik uw mail beantwoorden.

Ten slotte nog dit: controleer je afwezigheidsbericht altijd op grammatica- en spelfouten. Laat je die staan, dan sein je daarmee naar de ontvanger dat je niet professioneel bent en dat je er weinig waarde aan hecht de ontvanger zorgvuldig tegemoet te treden. En bedenk dat het bij afwezigheidsberichten niet om één contact gaat.

Auteur: Henriëtte Houët