In vrijwel alle trainingen die timemanagement als onderwerp hebben, zitten tips om handig je mailbox te gebruiken. Je leert hoe je in je e-mailprogramma mappen aanmaakt, hoe je categorieën rubriceert

In vrijwel alle trainingen die timemanagement als onderwerp hebben, zitten tips om handig je mailbox te gebruiken. Je leert hoe je in je e-mailprogramma mappen aanmaakt, hoe je categorieën rubriceert en hoe je een takenoverzicht maakt, helemaal toegesneden op jou en je werk. Een van de handige tips is dat je een map aanmaakt waarin alle mailtjes die aan jou ge-cc’t zijn, automatisch worden opgeslagen; je krijgt ze dan niet in je inbox en dat kan een hoop leeswerk schelen. Maar hoe kun je bij je eigen uitgaande mail effectief omgaan met cc- en bcc-gebruik?

Cc

Heb je geen tijd of zin om na te denken over wie allemaal een kopie van jouw mail moeten krijgen, dan ligt het voor de hand om ‘Allen’ in de cc-regel te tikken. Je weet dan zeker dat de betrokken personen erbij zitten. Maar als al je collega’s zo handelen, dan is de inbox van iedereen voor 99% gevuld met volstrekt overbodige berichten. En de ontvanger gooit op den duur uit zelfbescherming maar alle cc’s ongezien weg, zodat hij dan toch de informatie mist die voor hem interessant of belangwekkend is.

Wel doen

• Stuur alleen cc’s aan personen die én op een of andere manier betrokken zijn bij het onderwerp én niet hoeven te reageren.
• Maak afspraken met je leidinggevende over welke mails je aan hem/haar cc’t.

Niet doen

• Stuur nooit een cc naar ‘Allen’.
• Denk na voor je een cc naar je leidinggevende stuurt.
• Denk na bij beantwoorden van een mail met veel cc’s. Gebruik niet klakkeloos ‘Aan allen beantwoorden’.

Bcc

Stuur je van een e-mailbericht een blind copy (bcc) naar iemand, dan is deze bcc-ontvanger onzichtbaar voor de geadresseerde(n) en voor degenen die een cc ontvangen; maar geadresseerden en cc-ontvangers zijn wel zichtbaar voor bcc-ontvangers. Bcc is daardoor makkelijk te misbruiken: je kunt ongemerkt leidinggevenden op de hoogte brengen van bijvoorbeeld een openhartig per e-mail toegegeven misstap van een collega, of je kunt intern politiek bedrijven door gevoelige correspondentie te bcc’en naar bepaalde personen. Gelukkig komt dit misbruik in integere, transparante organisaties zelden of nooit voor. 

Wel doen

• Gebruik bcc als je een bericht voor een groep geadresseerden hebt die van elkaar het e-mailadres niet hoeven of willen weten, bijvoorbeeld klantengroepen, of – ook privé – in uitnodigingen. In de ‘Aan’-regel komt dan je eigen e-mailadres.
• Stuur bcc’s aan interne projectleden of belanghebbenden in mails gericht aan buitenstaanders, die niets te maken hebben met deze interne projectleden.

Niet doen

• Gebruik bcc niet om te klikken of vanuit andere stiekeme motieven.