De financiële rapportage: nu nog smeuïger!

Waarom zijn financiële rapportages bijna altijd saai? Mariët Hermans geeft in haar blog praktische ''opleuk'' tips

Als een financieel professional dagdroomt over wat hij leuk vindt aan zijn werk, verschijnt zelden de financiële rapportage voor zijn ogen. Het invoeren van de cijfers heeft nog wel z'n charme, maar helaas moet er ook tekst in het rapport. Na een paar minuten schrijven, staat er: Er is in het eerste kwartaal een omzet gerealiseerd van... Dit is 10% boven budget. Dit is het resultaat van... Grote kans dat ook je lezers een geeuw moeten onderdrukken bij dit soort zinnen. Kan het niet wat boeiender?

Aandachtkillers

Waar ligt het aan dat financiële rapportages minder tot de verbeelding spreken dan een column uit de krant? Ik zie drie oorzaken: afstandelijkheid, steeds dezelfde zinsvorm en steeds dezelfde termen. Een financieel verslag hoeft natuurlijk niet zo te boeien als een boek van Adriaan van Dis, maar een iets smeuïger formulering zal bij velen in de smaak vallen.

Afstandelijkheid

Leg jezelf eens op dat je de woorden zijn en worden niet mag gebruiken in een financiële rapportage. Ook is, was en werd vallen onder het verbod. Een heel gepuzzel in het begin, maar het zal snel wennen. Vooral als je ziet dat je rapportage er echt een stuk van opknapt. Hoe dat komt? Het heeft met ‘verbeelding’ te maken. Lezers willen graag iets voor zich zien als ze een tekst lezen. Bij het woord lopen kun je bijvoorbeeld een leuke vrouw voorbij zien gaan. Maar bij zijn of worden verschijnt er niemand. Dat maakt deze woorden saai voor lezers. Schrap de volgende zin dus uit je repertoire: De indirecte kosten zijn gedaald met 10%. In plaats daarvan schrijf je: De indirecte kosten daalden met 10%.

Nog zo’n hoogrendementstip. Stop eens personen in de tekst. Mensen vinden het prettig om over andere mensen te lezen. Zet bijvoorbeeld wij of ik in de tekst. Als dit helemaal nieuw voor je is, kun je het beste met wij beginnen. Maar bedenk dat ik de lezer nog sterker aanspreekt. Schrijf dus niet: Het gerealiseerde bedrijfsresultaat is … Maar: We behaalden een bedrijfsresultaat van … En niet: Dit wordt met name veroorzaakt door een teruglopende omzet. Maar: Als oorzaak noem ik een teruglopende omzet.

Steeds dezelfde zinsvorm

Wie houdt er niet van afwisseling? Zeker je lezers. Zinnen met allemaal dezelfde vorm, maken je verslag eentonig. Begin eens met een ander zinsdeel dan het onderwerp. Schrijf niet telkens: Dit is een omzetstijging van 10% vergeleken met vorig jaar. Maar wissel af met: Vergeleken met vorig jaar stijgt de omzet met 10%. Of stel eens een vraag tussendoor. Vragen maken lezers nieuwsgierig. Hoe zit het met de omzet van unit x? Die is gestegen met 20%. Echt leuk om een zinspatroon zo te doorbreken.

Steeds dezelfde termen

Logisch dat een financiële rapportage veel vaktermen bevat: marge, omzet, bedrijfsresultaat … Daar een ander woord voor verzinnen, leidt tot verwarring. Maar varieer naar hartenlust als het om andere temen gaat, zoals realiseren, conform, prognosticeren. Schrijf dus niet telkens gerealiseerd (Er is een omzet gerealiseerd van …), maar wissel dit af met: gehaald, waargemaakt, binnengekomen, gescoord, etc. Kijk voor synoniemen op www.synoniemen.net. Om tijd te besparen, kun je een lijstje maken met alternatieven voor woorden die voortdurend terugkomen. Leg dit naast je toetsenbord.

Wedden dat je met deze tips de volgende keer een heel appetijtelijk verslag oplevert?

Dit artikel van Mariët Hermans is op 31 maart 2012 verschenen op www.financieel-management.nl