Tips voor schriftelijk communiceren

Hoe schrijf ik dat nou allemaal op?

5 tips voor soepel leesbare zakelijke communicatie

Of het nu gaat om een e-mail, een verslag of rapport, het schrijven van een zakelijke tekst kan een behoorlijke klus zijn. Dat heeft natuurlijk te maken met de inhoud, maar vooral met de vorm. Een zakelijke tekst wordt algauw te zakelijk. Te officieel, te technisch, te uitgebreid. Saai dus. En daar zit niemand op de wachten. Lees onze 5 tips voor zakelijke teksten die wél soepel weg lezen.  

TIP 1 Doe niet moeilijk als het makkelijk kan

Bij het schrijven van een zakelijke tekst lijken veel mensen in een kramp te schieten. Een soort taalkramp, die vaak het gevolg is van onzekerheid of imponeerdrift (of allebei), en leidt tot omslachtige zinnen (“Wij zullen in principe uitgaan van een positieve grondhouding”). Of onnodig passieve zinnen (“Wellicht dat uw interesse is gewekt, uw reactie zal door ons worden opgevolgd.”) Inderdaad: helder is anders. Dat geldt ook voor zinnen die bol staan van het vakjargon (“Bij het marktbenadering conceptualisatieproces moet je rekening houden met crossmediastrategie speerpunten, aangezien die essentieel zijn voor conceptversterking”). Juist bij zakelijke teksten is het belangrijk dat je boodschap gemakkelijk toegankelijk is voor de lezer. De vuistregel luidt dan ook: niet moeilijk doen als het makkelijk kan. Keep it simple. 

TIP 2 Kom meteen to the point

Mensen lezen over het algemeen slecht. En de minderheid die wel goed leest, neemt daar meestal weinig tijd voor (druk druk druk). Streef daarom altijd naar een zo bondig mogelijke, goed gestructureerde tekst die snel te lezen is. Daarbij is het belangrijk dat je meteen to the point komt. Om dat voor elkaar te krijgen, kun je het beste schrijven volgens het zogenoemde piramideprincipe: zet de belangrijkste informatie bovenaan (top van de piramide) en werk die vervolgens naar beneden toe verder uit (fundament van de piramide). Stop niet te weinig informatie in je tekst, maar ook zeker niet te veel. Overbodige of nietszeggende woorden, lange uitweidingen en ingewikkelde, al te technische informatie doen afbreuk aan het leesgemak. 

TIP 3 Houd het zakelijk, maar niet te

Het gaat niet alleen om wat je zegt, maar ook (en misschien wel vooral) om hoe je het zegt. In een zakelijke tekst gaat het niet om jou of om jouw emoties, maar puur om de boodschap. Houd je schrijfstijl en tone of voice dus formeel, maar schiet ook hierin niet door. Vermijd cafépraat (“Dat plannetje van mij wordt dus echt helemaal te gek”), maar waak ook voor überformele formuleringen (“Verwacht kan worden dat het voorliggende plan van grote effectiviteit zal zijn”). Streef over het algemeen naar een verzorgde spreektaal. Zorg daarbij voor een gevarieerde woordkeuze en wissel lange en korte zinnen af. 

TIP 4 Ken je lezer

Hoe formeel een zakelijke schrijfstijl moet zijn, is sterk afhankelijk van de lezer voor wie jij je tekst schrijft. Schrijf je een marketingplan voor je manager, of stel je een zakelijke brief op voor een klant? Pas je stijl altijd aan aan de lezer en de relatie die je met de lezer hebt. Ken je hem of haar persoonlijk? Lever je een dienst of wil je juist dat de lezer iets voor jou doet? Allemaal zaken die bepalend zijn voor de juiste tone of voice. 

TIP 5 Schrijf foutloos 

Als je een inhoudelijke fout maakt, kan je dat duur komen te staan: het kan je imago beschadigen. Je moet dus weten waar je het over hebt. Even belangrijk is het echter dat je geen taalfouten of zinsbouwfouten maakt in je zakelijke tekst. Een tekst met bijvoorbeeld een fout in enkelfout en meervoud (“Zowel de klant als de verkoper zijn tevreden”) werkt bij de lezer weinig vertrouw, om maar te zwijgen van d/t-fouten (“Vind u dat ook?”) of spelfouten (“Deze tekst moet nodig worden ge-updateted”). Check je tekst dus altijd goed, liefst ook door een ander. Een foutje zie je zo over het hoofd.   

Meer weten over schriftelijke communicatie?

Wil jij meer weten over wat werkt en niet werkt in zakelijke teksten, volg dan een van onze schriftelijke communicatietrainingen. Bekijk ons volledige aanbod , of maak je keuze uit onze populaire top 5:  

• Schrijven met het Piramide-principe 

• Basistraining Zakelijk Schrijven 

• Beleid Maken en Beleid Schrijven 

• Correct Nederlands 

• Notuleren