Online presenteren, hoe doe je dat effectief?

Microsoft Teams, Zoom, Big Blue Botton… Via welke tool je in deze dagen ook communiceert met je collega’s, je zult wellicht ook regelmatig presentaties moeten geven. Je presentatievaardigheden zijn daarbij belangrijk, maar online presenteren is wel echt andere koek dan mensen toespreken in een zaal of kantoorruimte. Waar moet je op letten?

Check, check, double check

Even los van alle technische ins en outs die per tool verschillen en die je dus even onder de knie moet zien te krijgen: online presenteren moet je leren. Voorbereiding maakt je presentatie zeker niet perfect, maar wel routineus. En precies dat heb je nodig. Want het klinkt misschien gek, maar wil je een online presentatie die spontaan overkomt, dan heb je routine nodig. Oefenen, oefenen, oefenen dus. Maar hoe oefen je goed?

Online presenteren kent een paar specifieke uitdagingen. Anders dan bij een fysieke presentatie ben je nu geheel overgeleverd aan de techniek. Vraag een vriend, collega of je partner of je met hem of haar mag checken of alles goed werkt. Sterker nog, doe dat meer dan eens. Check, check, double check dus. Test je audio- en videoapparatuur ook een half uur van te voren. Extra tip: investeer in een goede koptelefoon met ruisreductie. Je publiek zal het waarderen.

Wees je eigen regisseur

Bij een fysieke presentatie kun je op een natuurlijke manier contact maken met mensen. Je kunt ze aankijken en naar ze glimlachen. En ja, er was een tijd dat je het publiek nog de hand kon schudden bij binnenkomst. Bij een online presentatie kun je veel minder spelen met zulke non-verbale communicatiemiddelen, wat niet wil zeggen dat je ze helemaal niet kunt inzetten.
 
Oefen vooral om niet over te komen als een verstarde nieuwslezer. Praat losjes en ontspan je blik. Probeer vooral meer te zijn dan alleen maar een talking head. Experimenteer met verschillende cameraperspectieven en wees je bewust van je bewegingen. Eigenlijk moet je tijdens het oefenen van je presentatie je eigen regisseur zijn.
 
Zet dus vooral je webcam aan en kijk ook eens kritisch naar het decor van je presentatie. Is dat decor je onopgemaakte bed of de vette vaat van gisterenavond? En wat ligt daar in die hoek, is dat een sok, een onderbroek of zijn ingelijste foto’s van je familie in beeld? Dat kan professioneler. Welke kleren draag je eigenlijk? Sta je voor een witte muur, trek dan vooral niet ook nog eens een wit overhemd aan. Is je achtergrond een opvallend schilderij? Kies dan juist voor een kalme outfit.
 
En als je dan toch bezig bent: let ook eens op de verlichting. Ga niet voor een raam zitten, want dan verdwijn je in het tegenlicht. Misschien is het een idee om wat papier over een paar bureaulampen heen te plakken en die tegenover elkaar te zetten.

Clean, quick en catchy

En ja, dan is daar natuurlijk nog de speech zelf. Houd er rekening mee dat onze aandachtspanne online een stuk korter is. Waar 30 minuten spreektijd voor een fysieke presentatie doorsnee is, is dat voor een online presentatie veel te lang. Stel je erop in dat je de aandacht van mensen niet langer dan 20 minuten kunt vasthouden. Ga daarbij uit van 15 minuten spreektijd, zodat je nog 5 minuten overhoudt voor de rondvraag.
 
Denk goed na over wat je precies in dat kwartier wilt vertellen. Dat is natuurlijk primair afhankelijk van je doel. Wil je een potentiële klant warm maken voor een online afspraak, of probeer je je team mee te krijgen voor de verdeling van extra taken tijdens de coronatijd? Wat je doel ook is, houd het clean, quick en catchy.
 
Vermijd bijzaken, lange uiteenzettingen en abstracte kantoortaal. Zet je hoofdpunten op een rij en laat ze meteen tot de verbeelding spreken. Een goed gekozen voorbeeld zegt meer dan een rijtje feitelijke argumenten. Probeer aan te sluiten bij wat je publiek al kent. Zo win je vertrouwen, maar prikkel mensen tegelijkertijd met nieuwe informatie. Dat maakt je presentatie boeiender.