Bondig schrijven doet u zo!

Schrijven is schrappen. Wie kent niet dit bekende citaat dat zo puntig wijst op het belang van bondig schrijven. Niets fijner dan een tekst lezen waarin elk woord ertoe doet. Maar ja, makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe doet u dat dan? Hoe komt u tot een kernachtige tekst? 6 uitgangspunten die u verder helpen:

Voor wie én waarom?
Hoe er geschreven wordt, zegt veel over de cultuur van een organisatie. In sommige  organisaties is het schrijven van lijvige nota’s de norm. Het geeft status. Het is een manier om je te profileren: zie hoe hard ik werk. Een manier om je kennis te etaleren: zie hoe veel ik weet van dit onderwerp. Soms ook is het een manier om een rookgordijn op te trekken: begrijp je het niet? Het staat toch echt in mijn rapport.

Jammer dat veel schrijvers zichzelf zo belangrijk vinden, want de lezer trekt aan het kortste eind. Of die maar even al die dikke stukken wil lezen. En wie staat er nou te popelen om te beginnen aan een nota van 50 pagina’s? Als we eerlijk zijn, niemand. Maar we durven dat niet hardop te zeggen, en dus houden we het in stand.

Kies een invalshoek
Stel, u wilt een artikel schrijven over de huidige economische crisis. U begint uw verhaal met de rommelhypotheken in Amerika. Van daaruit komt u op de banken die omvielen of overheidssteun nodig hadden. Dan op de traagheid van Brussel bij het nemen van maatregelen. Ook Griekenland stipt u even aan. Vervolgens door naar het klein menselijk leed. U denkt aan de mensen die hun baan zijn kwijtgeraakt of die hun huis maar niet verkocht krijgen. Vervolgens zet u een tandje bij: Hoe verhoudt deze crisis zich eigenlijk tot eerdere crises, zoals in de jaren 80 of de jaren 30? Dan een diepe gedachte: Betekent deze crisis eigenlijk niet het failliet van het kapitalisme? En zo gaat het maar door.

Het gevolg van uw onstuitbare enthousiasme is dat uw artikel alle kanten op gaat. Dat komt doordat het onderwerp te breed is en een duidelijke invalshoek ontbreekt. De invalshoek is de centrale vraag waarop de tekst het antwoord geeft. Met tekst bedoel ik: artikel, rapport, nota, brief, e-mail of wat dan ook. In dit geval had een centrale vraag kunnen zijn: wat is de oorzaak van de economische crisis? Een kwestie van keuzes maken dus. Een centrale vraag geeft richting aan een tekst, fungeert als een zeef. Als de schrijver weet wat zijn centrale vraag is, kiest hij alleen die thema’s die bijdragen aan het beantwoorden ervan. Hij weet dan precies wat hij op zijn bordje heeft liggen en wat niet. Reken maar dat een tekst daar kort en gestroomlijnd van wordt. 

Maak een beknopte opzet, specifiek voor uw doelgroep
Vraag een specialist om te schrijven over een onderwerp waar hij veel vanaf weet en je krijgt geheid een dik rapport. Vraag een manager of beslisser wat voor rapporten hij het liefst leest en hij zal zeggen: korte. Zie daar een spanningsveld. De kracht van een specialist, of dat nou een techneut of een beleidsmedewerker is, is dat hij veel materiekennis heeft. Tegelijkertijd is dat zijn valkuil, want een specialist is van de nuance. Hij vindt al gauw dat al die details en nuanceringen onmisbaar zijn voor een goed rapport. Een beslisser daarentegen is een generalist en weet van veel een beetje. Zo iemand denkt in termen van: hebben we een probleem en wat gaan we daaraan doen? Een beslisser zit niet te wachten op een wijdlopige tekst met veel technische details.

De uitdaging voor iedere schrijver zit hem dus in het maken van een slank tekstontwerp. Dat houdt in: een beknopte tekst op hoofdlijnen, met alleen die thema’s die een beslisser nodig heeft om te kunnen beslissen. Onder kopjes die hij meteen herkent. Alles wat té is, gaat eruit of verdwijnt, al dan niet samengevat, naar de bijlagen. Denk bijvoorbeeld aan een uitgebreide beschrijving van de onderzoeksmethode, de technische onderbouwing van het voorstel of het implementatieplan. De specialist vindt dan zijn weg naar de bijlagen via de leeswijzer van de inleiding. Verschillende doelgroepen met verschillende informatiebehoeftes en op die manier toch allemaal tevreden. Zo simpel kan het zijn.

Voeg een afbeelding toe
Een plaatje zegt meer dan honderd woorden. Helemaal waar. Ga maar eens in woorden uitleggen welke partijen en randvoorwaarden allemaal een rol spelen in dat complexe project. Een schema of afbeelding doet dan wonderen. De kunst is wel om het betrekkelijk simpel te houden, het moet geen puzzel worden. Te veel verschillende lijnen, symbolen en kleuren, en de lezer haakt af. Ook is het belangrijk om even goed na te denken over het soort afbeeldingen. Om weer even de vergelijking te trekken tussen de specialist en de generalist. Een specialist, bijvoorbeeld iemand met een technische opleiding, kan doorgaans prima uit de voeten met grafieken. Een generalist loopt daar minder warm voor. Die doe je een plezier met diagrammen en conceptuele plaatjes.

Behandel één thema per alinea
Een tekst is eigenlijk een verzameling thema’s. Je hebt het centrale thema, weerspiegeld in de titel en de centrale vraag. Dan heb je nog het hoofdstuk-, paragraaf- en alineathema. Een tekst heeft lang niet altijd hoofdstukken en paragrafen, maar wel altijd alinea’s. Dat maakt de alinea tot de belangrijke bouwsteen van een tekst. Een alinea is een aantal samenhangende zinnen waarin een uitspraak wordt gedaan, gevolgd door toelichting, argumenten of voorbeelden. Een voorbeeld van zo’n uitspraak is: De Nederlandse export trekt aan. De overige zinnen van die alinea geven dan voorbeelden waaruit blijkt dat de Nederlandse export aantrekt. De volgende alinea gaat bijvoorbeeld over de oorzaak van de aantrekkende export en de alinea daarna over de gevolgen ervan voor de Nederlandse economie. Op die manier ontstaat er een samenhangend geheel van alinea’s, van thema’s, die voor een heldere opbouw van de tekst zorgen.

Als een schrijver in plaats van zinnen aan elkaar te rijgen, eerst nadenkt over thema’s van alinea’s, overziet hij veel makkelijker het grote geheel. Hij ziet dan eerder of een bepaald thema past binnen zijn betoog of dat hij het beter weg kan laten. Hij gaat dus vanzelf bondiger schrijven. Een minder geoefend schrijver is nogal gefocust op het formuleren van zinnen. Alinea’s maakt hij vaak op gevoel of omdat hij vindt dat het tekstblok anders te groot wordt. Niet op basis van logica. Zijn alinea’s schieten vaak allerlei kanten op doordat de zinnen niet duidelijk gegroepeerd zijn rond één thema. Ook zal hij eerder op zijsporen terecht komen waardoor de tekst onnodig uitdijt.

Schrap overbodige woorden en zinnen
Tot slot komen we bij schrappen op zinsniveau. Ik geef een aantal voorbeelden van formuleringen die overbodig zijn of korter kunnen. Om te beginnen een paar klassiekers: voor alle duidelijkheid, met andere woorden. Vaak volgt op deze woorden een poging van de schrijver om iets duidelijker te zeggen dan hem in eerste instantie lukte. Als die poging inderdaad beter is, schrap dan het voorgaande. Dan zijn er de zinnen met loze aanloopjes, bijvoorbeeld: Gesteld kan worden dat... Ze stellen het geduld van de lezer op de proef, want  de kern van de zin komt pas na het woordje dat. Begin gewoon met de kern. In de categorie chic maar overbodig vallen vulwoorden als aard, aspect, element, functie. Problemen van financiële aard en het aspect van de veiligheid. Schrijf liever: financiële problemen en de veiligheid.

Ook zogeheten voorzetseluitdrukkingen kunnen korter: met betrekking tot, ten aanzien van, ten behoeve van. Vervang ze door één woord. Ik heb een vraag met betrekking tot jouw voorstel, wordt dan: Ik heb een vraag over jouw voorstel. Ook de lijdende vorm is een wat omslachtige manier van formuleren: Het voorstel wordt gepresenteerd door Liesbeth. De actieve variant is bondiger: Liesbeth presenteert het voorstel. Als laatste noem ik, voor de fijnproevers: pleonasme en tautologie. Een pleonasme herhaalt een deel van de betekenis van het woord, zoals in: de ronde cirkel. Alle cirkels zijn rond, dus rond is overbodig. Iets subtieler wellicht is: het beoogde doel. Maar als je er even over nadenkt, dan snap je dat je met een doel altijd iets beoogt. Een tautologie herhaalt de hele betekenis van een woord. Een voorbeeld: Daarom is het dan ook verstandig om snel te handelen. Daarom drukt hetzelfde uit als dan ook, dus een van de twee kan weg.

Kijk hier voor een overzicht van onze trainingen Schriftelijke Communicatie.

Auteur : Riny Kerkhof