Gemeente Venlo

Effectieve beslisnotities maken met verschil

Helder, to the point en overtuigend. Bij de gemeente Venlo gaan ze voor prettig leesbare beslisnotities die de klant aanzetten tot het nemen van weloverwogen beslissingen. Wij ontwikkelden een korte training om ambtenaren te helpen met doelgericht schrijven.

Onze opdracht

Bij de gemeente Venlo vinden ze niet alle beleidsteksten even sterk. Sommige zijn te veel vanuit het vakgebied geschreven, waardoor lezers de boodschap niet begrijpen, andere zijn juridisch niet correct. Daarnaast zijn teksten vaak niet goed afgestemd op de doelgroep. Vervelend, want hierdoor overtuigen ze niet en gaan mensen er dus ook niet mee aan de slag.
Bij het schrijven van overtuigende beleidsteksten komen in de regel morele dilemma’s om de hoek, want in een politiek speelveld zijn veel verschillende belangen. De gemeente vraagt ons een schrijftraining te verzorgen in het kader van heldere beslisnotities. Hierin zou ruim aandacht moeten worden besteed aan argumenteren en morele oordeelsvorming.

Onze oplossing

In afstemming met de gemeente hebben wij de korte training Effectieve Beslisnotities Schrijven ontwikkeld. In slechts 3 dagen leren de deelnemers hoe ze hun boodschap op een goed onderbouwde, prettig leesbare manier kunnen overbrengen.

De nadruk ligt op het werken met de eigen (voorbereide) teksten, maar ook voorbeelden van anderen passeren de revue. Voortdurend plaatsen we de deelnemers op de stoel van de lezer, om ze zelf het effect van bepaalde tekstkenmerken te laten ervaren. Zo komen ze tot een dieper inzicht. Vervolgens passen ze deze inzichten toe in de eigen teksten en eigen praktijkvoorbeelden.

De 3-daagse training bestaat uit 6 opeenvolgende dagdelen:

Dagdeel 1

• Schrijftechnieken toepassen. Deelnemers worden zich bewust van zwakke en sterke schrijfstrategieën en oefenen met de sterke strategieën.
• Duidelijke focus in verschillende soorten notities. Elk type notitie heeft zijn eigen centrale vraag (beschrijvend, verklarend, toetsend, adviserend). Deelnemers toetsen hun eigen teksten aan deze theorie: op welke centrale vraag geeft jouw notitie antwoord?

• Doelgroepgericht schrijven. Deelnemers leren om niet vanuit zichzelf, maar vanuit de lezer te schrijven. De nadruk ligt op het bepalen van de centrale boodschap.
• Samenvatting, inleiding en conclusie. Aan de hand van concrete voorbeelden belichten we de functie en eigenschappen van deze belangrijke tekstonderdelen.
• Overtuigende structuren. Deelnemers brainstormen in tweetallen over een eigen (nieuw te schrijven) beslisnotitie. Vervolgens maken ze op basis daarvan een tekstbouwplan.

• Logica en zichtbare structuur van een tekst. Wat maakt een tekst nu echt lekker leesbaar? Aan de hand van een oefening vinden de deelnemers zelf de criteria.
• Doorschrijven: praten op papier. “Het zit wel in mijn hoofd, maar ik krijg het niet op papier.” We doen een korte creatieve schrijfoefening om de writer’s block tegen te gaan.
• Klanten overtuigen. Met behulp van de ‘bezwarenboom’ leren deelnemers met argumenten in te spelen op mogelijke bezwaren van een lezer.

• Schrijfstijlen en het effect hiervan op de lezer. Verschillende teksten, dezelfde boodschap. Door hiermee te oefenen leren deelnemers welk effect de schrijfstijl heeft op de lezer.
• Overtuigend, helder en bondig schrijven. Te formele, wollige, langdradige teksten. De deelnemers leren hier korte metten mee maken en krijgen de nodige tools voor verbetering.
• Integrale opdracht: eigen teksten finetunen. Deelnemers herschrijven hun eigen teksten op basis van elkaars feedback en de feedback van de trainer.

• Overtuigingen. Aan de hand van het model van Bateson & Dilts leren de deelnemers dat overtuigingen in grote mate bepalen wat je schrijft en adviseert.
• Morele dilemma’s. Deelnemers zien aan de hand van praktijkvoorbeelden hoe verschillende overtuigingen tot morele dilemma’s kunnen leiden.
• Dilemma’s bespreekbaar. Deelnemers leren hoe ze dilemma’s bespreekbaar kunnen maken door te oefenen met doorvragen op overtuigingen.

• Argumenteren en overtuigen. Met een acteur oefenen de deelnemers het brengen van hun advies. Hoe breng je dit helder en maak je ook de onderbouwing inzichtelijk?
• Lastige gesprekken. De deelnemers inventariseren lastige reacties en oefenen met de acteur hoe ze daarmee om kunnen gaan.
• Evaluatie. Plenaire evaluatie van de training en blik vooruit: wat ga je doen om het geleerde vast te houden in de praktijk?

De opbrengst

Na de training ‘Effectieve Beslisnotities schrijven’ zijn de medewerkers van de gemeente Venlo in staat goed onderbouwde, prettig leesbare beslisnotities te schrijven. Ze hebben veel geoefend met hun eigen teksten, dus de vertaling naar de dagelijkse werkpraktijk ligt eigenlijk voor de hand. Ze hebben ondervonden wat het betekent om beslisnotities op een efficiënte en lezersgerichte manier te schrijven, en daarbij hun boodschap krachtig uit te dragen. Doordat de medewerkers veel geoefend hebben met to the point schrijven, overtuigen ze klanten gemakkelijker. Hierdoor is het voor klanten gemakkelijker om op basis van die notities beslissingen te nemen.

Benieuwd naar meer?

Ben je benieuwd wat wij kunnen betekenen voor jou en jouw gemeente? Neem dan gerust contact op met onze consultant Mariëlle Hoogendoorn. Je kunt met haar een vrijblijvende afspraak maken. Mariëlle is te bereiken via +31 35 6 956 200 of MHoogendoorn@bvo.nl.